Welcome To Library Corner




Pada prinsipnya pengembangan koleksi suatu perpustakaan yang baik memerlukan proses yang panjang dan berkesinambungan dari tahun ketahun berikutnya,sepanjang perpustakaan yang bersangkutan melakukan kegiatan dan dana pengembangannya tersedia. Ini membuat pustakawan dan semua pihak yang terkait bekerja keras untuk merealisasikannya. Koleksi yang cukup dan imbang bagi kebutuhan pemakai perpustakaan tidak bisa diciptakan dalam waktu sekejap, tapi harus didukung oleh kegiatan perencanaan yang teratur dan terus menerus.
Banyak perpustakaan yang mengabaikan kegiatan perencanaan pengembangan koleksi. Pada prakteknya pengembangan koleksi perpustakaan hanya merupakan rangkaian kegiatan pengadaan bahan pustaka, baik melalui pembelian, pertukaran maupun melalui hadiah. Semuanya diserahkan kepada para pustakawanan atas dasar hasil arahan, pendapat dan kebijakan pimpinan perpustakaan dan lembaga induknya secara global tanpa pedoman tertulis yang dapat dipertanggungjawabkan. Maka bisa saja kebijakan tersebut tidak begitu jelas dan sulit dipahami sehingga dapat diinterpretasikan secara berlainan oleh petugas yang melaksanakannya. Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam pengembangan koleksi perpustakaan terutama perpustakaan di perguruan tinggi, antara lain ukuran koleksi dan perimbangan koleksi itu sendiri. Ukuran koleksi meliputi : kondisi dan kualitas kolesi;kuantitas pemakai; jumlah bidang studi; metode pengajaran; dan jumlah strata pendidikan di perguruan tinggi yang meliputi SO, S1, S2, dan S3 akan memerlukan koleksi perpustakaan yang lebih banyak dibandingkan dengan perguruan tinggi yang hanya melayani satu strata saja.
Disamping ukuran koleksi, perimbangan koleksi juga harus dipertimbangkan.
Perimbangan meliputi subjek atau bidang ilmu yang dicakup bahan pustaka di dalam
koleksi perpustakaan. Untuk menentukan perimbangannya bisa berdasarkan perbandingan antar jumlah individu kelompok pemakai yang dilayani dan pemakaian koleksi perpustakaan itu sendiri. Jumlah koleksi suatu bidang subjek akan berbanding lurus dengan jumlah individu kelompok pemakai yang dilayani di bidang subjek tersebut.
Maka keberhasilan program pengadaan bahan pustaka di suatu perpustakaan yang berlangsung dari tahun ke tahun tidak terjadi begitu saja. Ini memerlukan bimbingan
yang jelas dari suatu kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan secara tertulis
sebagai pedoman staf yang bertugas melaksanakannya. Semua pihak yang berpartisipasi
dan berwenang merumuskan kebijakan tersebut seperti : komisi perpustakaan,
pustakawan dan para ahli di lingkungan perpustakaan serta lembaga induknya
mempunyai tanggung jawab untuk merawatnya secara terus menerus. Bila perpustakaan
tidak mempunyai komisi perpustakaan, maka pustakawan itu sendiri secara otomatis
harus mempunyai inisiatif untuk mencatat dan merumuskan kebijakan pengembangan
koleksi yang kemudian disyahkan oleh pimpinan perpustakaan atau lembaga induknya.
(Sharma & Singh, 1991). Menurut Sulistyo Basuki petugas/personil dalam pengembangan koleksi perpustakaan haruslah orang yang menguasai subjek dan mengetahui buku serta
kebutuhan pembaca. Untuk dapat menjadi pemilih buku yang baik harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1. Menguasai sarana bibliografis yang tersedia, paham akan dunia penerbitan
khususnya mengenai penerbit, spesialisasi para penerbit, kelemahan mereka,
standar, hasil terbitan yang ada selama ini.
2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang
menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang
dan telah dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan.
3. Memahami kebutuhan pemakai
4. Hendaknya personil pemilihan buku bersikap netral, tidak bersikap mendua,
menguasai informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku
5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan
6. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupun melalui proses
membaca.

Kesimpulannya seorang pemilih bahan pustaka harus mempunyai pengetahuan
mengenai sumberdaya informasi yang luas. Dengan keahlian tersebut tim seleksi bahan
pustaka beserta seluruh anggotanya dapat ditetapkan dan dimuat secara jelas di dalam
kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan yang bersangkutan. Begitu juga dengan segala sesuatu yang telah kita putuskan perlu ditinjau kembali, apakah sudah mencapai tujuan yang telah ditentukan atau belum. Demikian pula halnya dengan koleksi perpustakaan. Bila perpustakaan telah membuat suatu kebijakan pengembangan koleksi, kemudian telah melakukan pembelian bahan pustaka serta mengembangkan koleksinya, seringkali timbul pertanyaan apakah koleksi yang dibeli tersebut sesuai dengan standar tertentu? Ada beberapa pedoman standar untuk perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, dan juga perpustakaan perguruan tinggi yang dapat digunakan untuk suatu evaluasi koleksi. Itulah sebagian dari pertanyaan yang bisa dijawab melalui program penilaian evaluasi koleksi. Evaluasi melengkapi siklus pembangunan koleksi dan membawa kembali pada kegiatan kajian kebutuhan informasi pengguna. Siklus pembangunan koleksi di perpustakaan secara lengkap dimulai dari seleksi (dengan memperhatikan dokumen "Kebijakan Pengembangan Koleksi"), pengadaan (termasuk proses pembelian, penerimaan, inventarisasi, penempelan barcode untuk sistem yang terkomputerisasi), katalogisasi dan klasifikasi (termasuk entri data katalog ke komputer untuk sistem yang telah terkomputerisasi), pasca katalogisasi (penempelan label nomor panggil, slip tanggal kembali, kartu buku dan kantong buku untuk sistem yang masih manual), dilanjutkan dengan layanan sirkulasi dan referensi, kemudian dilakukan CREW (Continues, Review, Evaluation, and Weeding). Istilah yang diperkenalkan oleh Moore, dengan memperhatikan hasil kajian kebutuhan pengguna. Hasil dari proses CREW ini akan memberikan masukan pada dokumen "Kebijakan Pengembangan Koleksi", dan seterusnya. Pada perpustakaan, seperti juga organisasi lainnya, ingin mengetahui keadaan mereka dibandingkan dengan organisasi yang sama. Data perbandingan dapat bermanfaat, tetapi bisa juga menyesatkan. Dalam membandingkan sebuah perpustakaan dengan perpustakaan lain harus diperhatikan apakah berbagai aspek yang melatarbelakangi data yang diperbandingkan itu sudah sama. Sebagai contoh, sebuah perpustakaan yang kecil tidak bisa dibandingkan dengan perpustakaan lain yang besar. Tentunya akan banyak hal yang berbeda. Misalkan sebuah perpustakaan A mempunyai koleksi 150.000 judul buku, sedangkan perpustakaan B mempunyai koleksi 75.000 judul buku. Dengan data yang demikian itu tidak bisa langsung mengatakan bahwa perpustakaan A lebih baik dari B. Bila diteliti lebih lanjut, pengguna yang harus dilayani perpustakaan A ada 25.000 orang dan pengguna yang harus dilayani perpustakaan B ada 1.600 orang. Itu pun harus diteliti lebih lanjut, apakah koleksi yang tersedia itu merupakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Bisa terjadi koleksi yang kelihatannya begitu besar bagi
kedua perpustakaan itu, ternyata dipenuhi buku-buku lama yang tidak terpakai oleh
penggunanya. Walaupun demikian membandingkan data antar perpustakaan itu menarik
dan bisa membantu dalam mengevaluasi sebuah perpustakaan, hanya diperlukan data
yang lengkap dan harus jeli dalam menganalisis semua data. Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna. Tujuan dari evaluasi koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi menurut dokumen

"Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi" (2005) adalah:
1. Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi
2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi
3. Mengikuti perubahan, perkembangan sosial budaya, ilmu dan teknologi
4. Meningkatkan nilai informasi
5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi
6. Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi.

Walaupun tujuan yang disebutkan di atas untuk perpustakaan perguruan tinggi,namun materi tersebut bisa digunakan untuk perpustakaan jenis yang lain. Ada banyak kriteria untuk penentuan nilai dari sebuah buku atau keseluruhan koleksi, sebagai contoh: secara ekonomi, moral, keagamaan, estetika, intelektual, pendidikan, politis, dan sosial. Nilai sebuah benda atau koleksi berfluktuasi tergantung pada ukuran mana yang digunakan. Mengkombinasikan beberapa ukuran adalah efektif sepanjang ada kesepakatan menyangkut bobot relatifnya. Banyak faktor-faktor subjektif berlaku dalam proses evaluasi yang harus dilalui sebelum mulai melaksanakan proses tersebut. Satu keuntungan bila sudah ditentukan tujuan dan kriteria nilai-nilai sebelumnya, sehingga interpretasi hasil bisa dilakukan dengan lebih mudah. Hal itu juga akan membantu memperkecil perbedaan dalam pemikiran tentang hasil-hasil. Perpustakaan melakukan evaluasi untuk beberapa alasan, seperti:
- Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan
pada data koleksi yang sudah ada . Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi berikutnya

- Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan
koleksi
Pokok bahasan berikut ini adalah beberapa metode dalam evaluasi. Berbagai metode
evaluasi koleksi telah dibahas dalam berbagai tulisan, untuk memilihnya tergantung pada tujuan dan kedalaman dari proses evaluasi. George Bonn (dalam Evans, 2000)
memberikan lima pendekatan umum terhadap evaluasi, yaitu:
a. Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki
b. Pengecekan pada daftar standar seperti katalog dan bibliografi
c. Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan
d. Pemeriksaan koleksi langsung
e. Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian
dokumen, dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.

Kebanyakan metode yang dikembangkan akhir-akhir ini mengambil teknik-teknik
statistik. Beberapa standar dan pedoman dari asosiasi profesional dan badan-badan
akreditasi menggunakan pendekatan dan formula-formula statistik yang memberikan
kepada pelaksana evaluasi beberapa indikator kuantitatif dalam melakukan penilaian.
Berbagai standar, daftar pencocokan (checklist), katalog, dan bibliografi adalah beberapa sarana lain bagi pelaksana evaluasi.Pedoman untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan yang dikeluarkan oleh American Library Association (ALA's Guide to the Evaluation of Library Collections)membagi metode kedalam ukuran-ukuran terpusat pada koleksi dan ukuran-ukuran terpusat pada penggunaan. Dalam setiap kategori ada sejumlah metode evaluasi khusus. Pedoman itu meringkas sebagian besar teknik-teknik yang digunakan sekarang ini untuk mengevaluasi koleksi. Metode tersebut difokuskan untuk sumber daya tercetak, tetapi ada unsur-unsur yang dapat digunakan dalam evaluasi sumber daya elektronik. Ada pun metode itu adalah:

1. Metode Terpusat pada Koleksi
Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:
- Pencocokan terhadap daftar tertentu, bibliografi, atau katalog
- Penilaian dari pakar
- perbandingan data statistik
- Perbandingan pada berbagai standar koleksi
2. Metode Terpusat pada Penggunaan
Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:
- Melakukan kajian sirkulasi
- Meminta pendapat pengguna
- Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan
- Melakukan kajian sitiran
- Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca)
- Memeriksa ketersediaan koleksi di rak
Setiap metode mempunyai kelebihan dan kekurangan. Seringkali yang terbaik
adalah menggunakan beberapa metode yang saling dapat menutupi
kelemahannya. Di bawah ini akan dibahas secara ringkas berbagai metode
tersebut.
3. Metode Terpusat pada Koleksi Pencocokan pada Daftar
Metode dengan menggunakan daftar pencocokan (checklist) merupakan cara lama yang telah digunakan oleh para pelaku evaluasi. Metode ini dapat digunakan dengan berbagai tujuan, baik dengan satu metode ini saja maupun dikombinasikan dengan teknik yang lain, biasanya menghasilkan data numerik seperti: "perpustakaan A mempunyai x % dari buku-buku yang ada di daftar itu". Jadi pelaku evaluasi mencocokkan antara koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan dengan bibliografi yang standar. Beberapa contoh bibliografi yang standar adalah: Books for College Libraries, Business Journals of the United States, Public Library Catalog, Guide to Reference Books, Best Books for Junior High Readers (standar ini banyak dikeluarkan oleh American Library Association) dan Core Lists untuk berbagai subjek tertentu (dikumpulkan oleh Association of College and Research Libraries, Amerika Serikat). Untuk terbitan dari Indonesia belum ada, karena membuat dokumen seperti itu membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang sangat besar. Evaluasi koleksi menggunakan bibiografi sebagai daftar pencocokan dilakukan pertama kali pada tahun 1933 oleh pustakawan di perpustakaan University of Chicago. Pada saat itu mereka menggunakan 300 bibliografi untuk mencocokkan seluruh koleksi yang ada di perpustakaan, dalam rangka penentuan kebutuhan pengguna di masa depan.
Untuk melakukan evaluasi koleksi, berbagai daftar pencocokan bisa digunakan. Terkait masalah banyaknya daftar yang akan digunakan tergantung pada ketersediaan waktu untuk melakukan evaluasi, karena jelas semakin banyak daftar yang akan dicocokkan semakin banyak waktu dibutuhkan untuk melakukannya. Namun terlalu sedikit daftar yang digunakan untuk evaluasi koleksi juga memberikan hasil yang kurang baik
Memang dengan adanya data katalog di komputer, OPAC (Online Public Access Catalog), akan sangat mempercepat proses pencocokan koleksi dengan daftar. Perlu juga diteliti apakah publikasi yang didaftar pada daftar pencocokan (checklist) itu sesuai dengan tujuan dari perpustakaan. Bisa saja daftar itu memang tidak sesuai dengan koleksi yang harus dibina di perpustakaan itu. Di negara maju seperti Amerika Serikat dimana pangkalan data dari jaringan berbagai perpustakaan banyak tersedia, mereka membuat bibliografi khusus yang memang diperuntukkan sebagai sarana untuk evaluasi koleksi. Bibliografi yang dibuat khusus itu lebih tepat untuk sarana evaluasi koleksi. Ada beberapa kelemahan dalam teknik pencocokan pada daftar untuk evaluasi koleksi, yaitu:
- Pemilihan judul untuk penggunaan yang khusus, tidak berlaku umum.
- Hampir semua daftar selektif dan bisa saja mengabaikan banyak judul-judul
publikasi yang bermutu
- Banyak judul yang tidak sesuai untuk sebuah komunitas perpustakaan yang
khusus
- Daftar-daftar itu mungkin saja sudah kedaluwarsa
- Sebuah perpustakaan mungkin saja mempunyai banyak judul yang tidak
tercantum pada daftar pencocokan, namun publikasi itu sarna baiknya dengan
yang ada di daftar
- Daftar pencocokan tidak memasukkan materi yang khusus yang sangat
penting bagi sebuah perpustakaan tertentu
- Tidak ada salahnya memiliki publikasi yang kurang bermutu.

Untuk menjawab berbagai kritik tersebut, daftar pencocokan seharusnya
mendaftar semua bahan pustaka untuk semua perpustakaan. Hanya perlu diingat
bahwa tidak semua bahan pustaka mempunyai nilai yang sama, atau sama
bergunanya untuk sebuah perpustakaan tertentu. Banyak buku-buku lama yang
masih sangat berguna bagi pembaca, namun daftar pencocokan yang sudah
kedaluwarsa sangat kecil kemungkinannya untuk bermanfaat sebagai sarana untuk
mengevaluasi koleksi perpustakaan. Hasil pencocokan terhadap sebuah daftar menunjukkan persentase buku-buku dari daftar yang ada dalam koleksi. Tetapi tidak ada standar berapa persen dari daftar pencocokan yang harus ada dalarn koleksi sebuah perpustakaan. Misalkan sebuah perpustakaan memiliki 53% dari buku-buku yang ada pada sebuah daftar pencocokan. Apakah nilai itu sudah memadai, apakah penting untuk memiliki semua buku yang ada di daftar? Membandingkan angka persentase dari
daftar untuk kepemilikan sebuah perpustakaan dengan perpustakaan lain kecil
manfaatnya, kecuali kedua perpustakaan itu mempunyai populasi yang dilayani
yang sarna. Kelemahan teknik pencocokan pada daftar untuk evaluasi koleksi
masih terus didiskusikan, namun tetap saja teknik ini bermanfaat bagi
perpustakaan dalam mengevaluasi koleksi. Sayang sekali di Indonesia belum memiliki pangkalan data jaringan perpustakaan yang secara resmi bekerja sama atau bibliografi yang dibuat khusus untuk evaluasi koleksi. Ada juga beberapa pustakawan yang mengumpulkan data katalog dari berbagai perpustakaan, namun data itu merupakan hasil usaha perorangan dan tidak ada kepastian perbaharuan data secara berkala. Salah satu
jalan keluarnya, seorang pustakawan dari perpustakaan sejenis menanyakan buku-
buku atau jurnal yang seharusnya dimiliki kepada perpustakaan lain yang sudah
diketahui umum bahwa badan induknya merupakan sebuah institusi yang bermutu
dalarn bidang subjek tertentu.
4. Penilaian Pakar
Metode ini tergantung pada keahlian seseorang untuk melakukan penilaian dan penguasaan terhadap subjek yang dinilai. Dalam metode ini pemeriksaan terhadap koleksi dalam hubungannya dengan kebijakan dan tujuan perpustakaan, dan seberapa baiknya koleksi itu memenuhi tujuan perpustakaan. Prosesnya bisa memerlukan peninjauan terhadap keseluruhan koleksi menggunakan daftar pengrakan (shelflist), bisa terbatas hanya pada satu subjek, itu yang sering terjadi, tetapi bisa juga mencakup berbagai subjek tergantung pada penguasaan pakar tersebut terhadap subjek yang akan di evaluasi. Biasanya metode ini berfokus pada penilaian terhadap kualitas seperti kedalaman koleksi, kegunaannya terkait dengan kurikulum atau penelitian, serta kekurangan dan kekuatan koleksi. Teknik mengandalkan pada penilaian seorang
pakar ini jarang digunakan tanpa dikombinasikan dengan teknik lain. Sering kali
pelaku evaluasi yang menggunakan teknik ini merasa tidak cukup bila hanya
melihat keadaan di rak. Maka mereka merasa perlu untuk mendapatkan kesan dari komunitas yang dilayani. Pengumpulan pandangan dari berbagai pengguna bisa dianggap
mewakili pandangan komunitas. Dengan dernikian pengguna didorong untuk terlibat dalam proses evaluasi koleksi.

5. Perbandingan Data Statistik
Perbandingan diantara institusi bermanfaat untuk data evaluasi. Namun ada keterbatasan disebabkan oleh perbedaan institusional dalam tujuan, program-program, dan populasi yang dilayani. Sebagai contoh, perpustakaan yang ada di sebuah sekolah tinggi untuk bidang ilmu tertentu, misalkan ilmu ekonomi, tentunya berbeda dengan perpustakaan yang ada di sebuah universitas yang mempunyai banyak fakultas dengan berbagai bidang ilmu. Dengan hanya menyatakan jumlah koleksi secara kuantitatif, sulit untuk dapat menyatakan kecukupan dari koleksi sebuah perpustakaan. Jumlah judul atau eksemplar saja tidak dapat dijadikan ukuran untuk melihat pertumbuhan koleksi. Tetapi dirasakan penting untuk mengembangkan pendekatan kuantitatif untuk mengevaluasi koleksi yang berguna untuk pengambilan keputusan, tetap dengan cara yang
sederhana. Dengan dimanfaatkannya komputer untuk menyimpan data bibliografi bahan
pustaka telah menciptakan sarana evaluasi yang sangat berguna. Di Amerika Serikat sebuah pangkalan data yang meliputi koleksi berbagai perpustakaan yang tergabung dalam sebuah jaringan bernama Washington Library Network (WLN)merupakan sarana evaluasi koleksi yang banyak digunakan. Sebuah perpustakaan bisa membandingkan koleksi yang dimiliki dengan koleksi perpustakaan lain yang tergabung dalam jaringan WLN. Berhubung banyak perpustakaan di Amerika Serikat menggunakan standar klasifikasi Library of Congress, untuk membandingkan koleksi sebuah perpustakaan dengan data yang ada di WLN, data statistik koleksi dibandingkan berdasarkan nomor
klasifikasi Library of Congress. Dengan menggunakan pangkalan data jaringan WLN bisa diperoleh data seperti jumlah judul buku yang ada di koleksi sebuah perpustakaan untuk setiap nomor klasifikasi dibandingkan dengan koleksi perpustakaan lain, jumlah judul buku yang hanya dimiliki oleh sebuah perpustakaan untuk setiap nomor
klasifikasi, dan berapa jumlah judul buku yang sarna yang ada di koleksi berbagai
perpustakaan lain untuk setiap nomor klasifikasi, serta berbagai perbandingan
data stastistik koleksi lainnya.

6. Perbandingan dengan Berbagai Standar Koleksi
Tersedia berbagai standar yang diterbitkan untuk hampir setiap jenis perpustakaan. Standar itu memuat semua aspek dari perpustakaan, termasuk mengenai koleksi. Standar itu ada yang menggunakan pendekatan kuantitatif, ada pula yang menggunakan pendekatan kualitatif. Contoh dari standar adalah Standards for College Libraries, antara lain memuat informasi mengenai cara untuk menentukan tingkatan kelas sebuah perpustakaan dalam ukuran koleksi berdasarkan persentase koleksi yang dimiliki dibandingkan dengan ukuran yang ideal.
Maka apabila ukuran koleksi sebuah perpustakaan sama atau melebihi dari yang ideal, maka perpustakaan itu mendapat kelas A. Untuk perpustakaan yang ukuran koleksinya di bawah yang ideal mendapat kelas di bawah A. Sebuah contoh standar yang lain, Books for College Libraries menyatakan bahwa sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang mempunyai program pendidikan sarjana empat tahun seharusnya mempunyai koleksi minimum 150.000 eksemplar, 20% diantaranya seharusnya terbitan berkala yang sudah dijilid dan sisanya 80% adalah judul-judul monograf.

7. Metode pada Penggunaan kajian Sirkulasi
Pengkajian pola penggunaan koleksi sebagai sarana untuk mengevaluasi
koleksi semakin populer. Dua asumsi dasar dalam kajian pengguna/penggunaan
adalah:
a. Kecukupan koleksi buku terkait langsung dengan pemanfaatannya oleh
pengguna
b. Statistik sirkulasi memberikan gambaran yang layak mewakili penggunaan
koleksi.
Dengan digunakannya komputer dalam melaksanakan transaksi peminjaman, maka semakin mudah untuk memantau data sirkulasi. Ada masalah dengan data sirkulasi dikaitkan dengan nilai koleksi, karena data itu tidak termasuk data koleksi yang dibaca di dalam perpustakaan. Beberapa jenis koleksi seperti referens dan jurnal biasanya tidak dipinjarnkan. Jadi data sirkulasi belum mewakili keseluruhan data pemanfaatan koleksi.

8. Meminta Pendapat Pengguna
Survei untuk mendapatkan data persepsi pengguna tentang kecukupan koleksi baik secara kualitatif maupun kuantitatif merupakan salah satu data yang sangat berguna dalam program evaluasi koleksi. Hanya perlu diperhatikan keobjektifan dari pengguna dalam menilai kecukupan koleksi dalam memenuhi kebutuhannya. Jangan sampai ketidaktahuan pengguna dalam mencari informasi di perpustakaan mengakibatkan penilaian kurangnya koleksi untuk memenuhi kebutuhan akan informasinya.
Begitu juga dengan lemahnya sistem temu kembali bisa mengakibatkan seolah-olah koleksi perpustakaan itu tidak bisa memenuhi kebutuhan pengguna. Perlu juga diketahui latar belakang pengguna mengapa seseorang mengatakan positif atau negatif tentang koleksi. Tentunya pengguna yang sudah sering menggunakan perpustakaan akan memberikan pendapat yang lebih objektif dibandingkan dengan pengguna yang baru atau bahkan tidak pemah menggunakan perpustakaan. Namun demikian bukan berarti bahwa pengguna atau calon pengguna yang demikian pendapatnya tidak perlu didengar.
Penentuan responden secara acak tentunya akan memasukkan semua unsur dalam populasi pengguna, termasuk pengguna potensial (belum menjadi pengguna). Perlu juga ada pertanyaan bagi pengguna potensial mengapa mereka tidak menjadi pengguna perpustakaan, apakah karena koleksinya tidak memenuhi kebutuhan mereka, ataukah karena mereka tidak mengetahui apa yang ada di koleksi perpustakaan? Dengan demikian yang menjadi masalah bukanlah koleksinya, tetapi masalah promosi perpustakaan. Semua itu harus menjadi masukan bagi evaluasi koleksi. Penentuan pertanyaan yang jeli akan
menghasilkan kesimpulan yang lebih akurat, menghilangkan kemungkinan kesimpulan yang menyesatkan.

9. Menganalisis Statistik Pinjam Antar Perpustakaan
Bila pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan perpustakaan
lain bisa jadi ada masalah dengan koleksi perpustakaan itu. Namun bisa juga ada
hal lain yang menyebabkan penggunanya lebih suka menggunakan perpustakaan
lain seperti petugas di perpustakaan lain lebih ramah, pelayanannya lebih baik,
keadaan perpustakaannya lebih nyaman, lebih mudah dan cepat menemukan buku di rak, lebih dekat dengan rumah atau kantornya, jam bukanya lebih sesuai dengan waktu yang dimiliki, tempat parkir mobilnya lebih mudah dan aman, dan berbagai alasan lainnya yang tidak ada hubungannya dengan kecukupan koleksi. Tetapi tetap saja ada kemungkinan bahwa sumber dari semua masalah adalah koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna Pustakawan harus mencari informasi mengapa hal itu terjadi dan alasan utama terjadinya penggunaan perpustakaan lain oleh komunitasnya. Pustakawan pengembangan koleksi juga harus secara berkala memeriksa data pinjam antar perpustakaan, bila pelayanan itu ada. Bila ada buku atau jurnal yang tidak dimiliki perpustakaan, tetapi sering diminta melalui pinjam antar perpustakaan, berarti buku atau jurnal itu mempunyai peminat yang tinggi, sehingga sewajarnya bila buku atau jurnal itu dimiliki oleh perpustakaan. Bila buku atau jurnal itu sudah ada di koleksi, tetapi juga banyak diminta melalui pinjam antar perpustakaan, berarti diperlukan duplikat yang lebih banyak untuk buku tersebut. Untuk jurnal yang biasanya sangat mahal harga berlangganannya, perlu dipikirkan bagaimana sistem baca di tempat yang lebih memberikan kesempatan yang merata kepada pengguna.

10. Melakukan Kajian Penggunaan Di Tempat (Ruang Baca)
Melengkapi data yang diperoleh pada kajian sirkulasi, kajian terhadap
buku dan jurnal yang dibaca di tempat/rnang baca perlu dilakukan. Kajian dapat
dilakukan dengan menghitung buku dan jurnal yang ada di meja baca setelah
selesai dibaca pengguna pada kurun waktu tertentu. Idealnya buku dan jurnal
yang telah selesai dibaca itu dihitung seluruhnya sepanjang tahun.
Namun pelaksanaan penghitungan itu akan menghabiskan waktu dan
tenaga pustakawan. Oleh karena itu penghitungan dilakukan dengan pengambilan
contoh pada waktu-waktu tertentu dan sepanjang kurun waktu tertentu pula.
Misalkan ditetapkan pengambilan contoh akan dilakukan untuk kurun waktu tiga
bulan, dan dalam satu minggu pengambilan contoh dilakukan selama tiga hari,
serta pencatatan dilakukan setiap dua jam. Pengumpulan data dilakukan dengan menugaskan satu orang atau lebih petugas untuk mencatat banyaknya buku yang dibaca di ruang baca. Minggu pertama dipilih hari Senin, Selasa, dan Rabu petugas mencatat buku-buku yang dibaca pengguna setiap dua jam. Minggu berikutnya dipilih hari Kamis, Jum'at,dan Sabtu untuk melakukan pencatatan buku yang dibaca setiap dua jam, terus
berlanjut sampai tiga bulan. Dalam pengumpulan data perlu dipikirkan masa sepi dan ramainya pengguna yang menggunakan perpustakaan. Masa pengambilan data harus
mewakili kedua macam pola penggunaan perpustakaan, karena bila data diambil
hanya pada masa-masa tingginya penggunaan perpustakaan, angka yang diperoleh
akan lebih tinggi dari yang seharusnya. Sebaliknya bila pengumpulan data
dilakukan pada masa-masa rendahnya penggunaan perpustakaan, maka angka
yang diperoleh akan lebih rendah dari angka yang seharusnya.
Karena tujuan pengumpulan data ini adalah untuk mengevaluasi koleksi, maka tidak cukup hanya mengetahui jumlah buku yang dibaca di tempat. Lebih rinci lagi, mungkin perlu diketahui jumlah buku yang dibaca di tempat berdasarkan nomor klasifikasi. Petugas pengumpul data perlu dibekali tabel yang telah dibagi kolom-kolomnya menurut nomor kelas dari 0 - 9. Dengan demikian bisa diketahui nomor kelas besar yang mana yang paling banyak digunakan, dan nomor kelas mana yang paling rendah digunakan.
Tingginya penggunaan untuk buku-buku kelompok kelas tertentu bisa berarti
bahwa pengguna memang membutuhkan informasi dalam subjek itu dan buku-buku yang ada corok dengan kebutuhan pengguna. Sedangkan rendahnya penggunaan kelompok kelas tertentu bisa berarti pengguna kurang membutuhkan informasi untuk subjek tersebut, atau buku-buku yang ada dalam subjek itu tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Untuk itu diperlukan data pendapat dari pengguna mengenai koleksi untuk subjek itu.
11. Memeriksa Ketersediaan Koleksi di Rak Pustakawan perlu melakukan pengumpulan data mengenai ketersediaan koleksi di rak pada kurun waktu tertentu. Maksud dari pengumpulan data ini untuk mengetahui seberapa tinggi bahan pustaka yang dicari pengguna tersedia di rak koleksi. Bila persentase penemuan tinggi, bisa berarti bahwa koleksi sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Bila persentase ketidaktersediaan bahan pustaka yang dilerai tinggi, ada dua kemugkinannya. Pertama, bahan pustaka itu dimiliki oleh perpustakaan tetapi sedang dipinjam atau dibaca oleh pengguna lain, artinya perpustakaan perlu menambah duplikat bahan pustaka itu. Kedua, bahan pustaka yang dicari memang tidak dimiliki perpustakaan, artinya bila sesuai dengan Kebijakan Pengembangan Koleksi maka bahan pustaka itu perlu
diadakan.. Untuk pengumpulan data ini diperlukan petugas khusus untuk
melakukannya. Cara pengumpulan data bisa dilakukan seperti yang dilakukan
untuk kajian penggunaan koleksi di tempat. Namun untuk mendapatkan data
judul-judul bahan pustaka yang banyak diperlukan tetapi belum tersedia di rak
bisa dilakukan secara terus menerus sepanjang tahun. Pengguna diminta untuk
menuliskan judul tersebut pada sehelai daftar isian yang akan dikaji oleh
pustakawan pengembangan koleksi untuk keputusan pembeliannya.

12. Evaluasi Te rbitan Berkala
Untuk mengevaluasi terbitan berkala, selain menggunakan metode yang
telah disebutkan di atas yang berlaku umum, ada hal-hal lain yang perlu
diperhatikan. Perbedaan ini disebabkan oleh sifat terbitnya yang berbeda dari
jenis-jenis bahan pustaka yang lain. Proses evaluasi pada terbitan berkala
mencakup:
a) Apakah akan melanjutkan atau menghentikan langganan terhadap sebuah judul
terbitan berkala
b) Apakah akan menambah langganan terhadap sebuah judul terbitan berkala
yang belum dimiliki

0 Comments:

Post a Comment